ABC и XYZ: составление и анализ итоговой матрицы

12 Декабря 2006

Анализ запасов не ограничивается первыми буквами латин­ского алфавита. За   ABC-анализом следует анализ   XYZ.   Именно после его проведения составляется итоговая матри­ца, оценка которой позволяет оптимальным образом сфор­мировать запас на складе

Управление товарными ресурсами в любой компании предполагает осуществле­ние ежедневного анализа большого количества информации по истории продаж, товарных запасов, поставок, возвратов и т. д. Если внимательно анализировать информацию по каждому товару, то на это просто не хватит рабочего времени. Поэтому всегда стоит вопрос, по каким товарам проводить анализ ежедневно, а какие достаточно проверять раз в неделю или даже месяц. XYZ-анализ позволяет получить ответ на этот и многие другие вопросы.

МАТЕМАТИЧЕСКИЙ ИНСТРУМЕНТАРИЙ

Для лучшего понимания данного метода анализа и результатов, которые позволяет получить его применение, необходимо вспомнить несколько формул из институтского курса статистики.

Во-первых, это формула для расчета среднего квадратического отклонения вариационного ряда:

Величина среднего квадратического отклонения позволяет оценить меру рассеивания значений вариантов относительно среднего арифметического. Чем меньше среднее квадратическое отклонение, тем ближе к среднему находятся значения.

Если среднее квадратическое отклонение при анализе продаж одного товара равно 15, а у другого товара - 30, это значит, что ежеме­сячные продажи в первом случае ближе к среднемесячному значению и они более стабильны, чем во втором. Среднее квадратическое отклонение очень широко используются в логистикепри планировании потребности и при расчете страховых запасов.

 Вторая формула - это коэффициент вариации:

 

Коэффициент вариации позволяет сравнить   между собой стабильность продаж нескольких   товаров, имеющих разный объем продаж. Среднее квадратическое отклонение, равное   100, может иметь товар со среднемесячными   продажами и 200, и 20 тыс. штук. В одном слу­чае значимость ежемесячных колебаний будет   50%, в другом - 0,5%. Очевидно, что продажи второго товара гораздо стабильнее и, как следствие, более прогнозируемы

 ИДЕЯ АНАЛИЗА

Основная идея XYZ-анализа состоит в группи­ровании объектов по однородности анализи­руемых параметров, другими словами - по коэффициенту вариации.

В качестве объектов анализа можно выбрать товар, товарную группу, поставщика и т. п. Затем необходимо определить параметр, по которому будет проводиться анализ. Как правило, анализ проводится по продажам товара или по отгрузке комплектующих со склада. Выбор единиц измерения при проведении данного анализа не имеет принципиального значения.

Очень важно правильно определить перио­дичность данных, которые анализируются. Можно провести анализ по ежедневной от­грузке товара со склада, но в случае, если большая часть товаров отгружается не каждый день, а поставки осуществляются один раз в квартал, результат будет недостаточно показательным. Практика показывает, что периодичность данных должна превышать перио­дичность поставок, принятую в вашей компании для большей части товаров.

Затем нужно рассчитать коэффициент вариации по каждому товару. Для этого удобно использовать любой табличный редактор. В MS Excel в разделе «статистические функции» есть функция «СТАНДОТКЛОНП» (диапазон ячеек), позволяющая вычислять среднее квадратическое отклонение по выбранному диапазону. Полная формула, которую необходимо ввести в ячейку для расчета коэффициента вариации, будет выглядеть так:

 = СТАНДОТКЛОНП (диапазон ячеек) /СРЗНАЧ (диапазон ячеек)

    Пример определения групп товаров при проведении XYZ-анализа представлен в таблице 1. Обратите особое внимание на наличие нолей в ячейках. В случае, если в одном из пе­риодов не было продаж и в ячейке стоит ноль, данная ячейка все равно учитывается (товар 8). Если ячейку оставить пустой, количество пе­риодов, по которому производится расчет, будет автоматически уменьшено (товар 6). Это очень удобно при анализе большого количества товарных позиций. В случае, если товар появился в течении срока, за который проводит­ся анализ, можно оставить ячейки пустыми, и тогда расчет будет произведен только по тем периодам, где есть значения.

Следующий шаг - это группирование товаров по величине коэффициента вариации.

В группу X попадают товары с коэффициентом вариации менее 10%.

В группу Y - товары с коэффициентом вариации от 10% до 25%.

В группу Z - товары с коэффициентом вариации более 25%.

Данные границы групп являются рекомендуемыми. На практике часто встречаются ситуации, когда все товары компании попадают в группу Z. Этому может быть несколько причин.

Самая распространенная из них - сезонность продаж. Сезоны, когда происходят изменения продаж, известны и заранее учитываются при планировании работы компании

 таблица 1. Проведение XYZ-анализа по данным о продажах товара за полугодие

 

 

Объем продаж, штук

 

Средние

Стандартное

Коэффициент

XYZ

Товар

Июль

Август

1 Сентябрь

Октябрь

Ноябрь

Декабрь

продажи

отклонение

вариации

 

 

 

 

 

 

 

 

за месяц

 

 

 

Товар 1

90

120

120

180

250

200

160,0

55,1

34%

Z

Товар 2

150

164

154

152

148

169

156,2

7,7

5%

X

Товар 3

250

222

255

286

262

288

260,5

22,5

9%

X

Товар 4

800

858

774

752

792

761

789,5

34,8

4%

X

Товар 5

100

92

102

101

130

ПО

105,8

12,0

11%

Y

Товар 6

0

272

267

324

262

271

279,2

22,7

8%

X

Товар 7

1500

1401

1721

1320

1692

1604

1539,7

146,8

10%

X

Товар 8

0

272

267

324

262

271

232,7

106,1

46%

Z

Товар 9

4000

4550

4753

4704

4434

4766

4534,5

266,5

6%

X

Товар 10

200

120

90

140

150

160

143,3

34,0

24%

Y

 

  * Сезонный коэффициент равен отношению расчетного сезонного тренда в данном месяце к среднему значению сезонного тренда

 УЧЕТ СЕЗОННЫХ КОЛЕБАНИЙ
Для анализа данных по товарам, имеющим значительные сезонные колебания, можно предпринять следующие шаги. Самое про­стое - это изменить границы групп. Шаг действительно самый простой, но, увы, не самый эффективный, так как сезонные колебания это только одна из причин нестабильности.

Более правильным и эффективным дейст­вием будет выделение сезонной компоненты из фактических данных. Все товары компании надо разделить на группы, имеющие схожую сезонную динамику продаж. Затем для каждой группы нужно определить сезонный тренд и рассчитать сезонные коэффициенты для каж­дого сезонного тренда. Данные коэффициенты определяются путем деления значения продаж каждого месяца на среднее значение продаж за весь период (по данным сезонного тренда). Затем нужно фактические значения продаж разделить на сезонный коэффициент.

В результате мы получим объем продаж то­вара без учета сезонных колебаний. Теперь можно проводить XYZ-анализ по полученным данным. Из приведенного в таблице 2 примера видно, что после исключения сезонного фактора из продаж товара 1 коэффициент вариа­ции снизился до 12%.

Расчетный сезонный тренд - это значение прогноза продаж на данный месяц. Если про­гнозирование не применяется, то надо брать среднее значение продаж в этом месяце за три предыдущих года. Сезонный коэффициент ра­вен отношению расчетного сезонного тренда в данном месяце к среднему значению сезонного тренда. Значение продаж без учета сезон­ных колебаний получается путем деления фак­тических данных за месяц на сезонный коэф­фициент этого месяца.

Таким образом, применение XYZ-анализа позволяет разделить весь ассортимент на группы в зависимости от стабильности продаж. По полученным результатам целесообразно провести работу по выявлению и устра­нению основных причин, влияющих на стабильность и прогнозируемость продаж. При комплексном анализе состояния системы управления товарными ресурсами наиболее продуктивно совмещение результатов АВС-и XYZ-анализов.

 СОВМЕЩЕНИЕ ABC- И XYZ-АНАЛИЗОВ

Сначала проводится ABC-анализ товаров по сумме полученного дохода или по сумме от­груженного товара за весь учетный период (например за год). Затем осуществляется XYZ-анализ этих товаров за весь этот же период (например по ежемесячным продажам за год). После этого результаты совмещаются.

таблица 2. Выделение сезонной компоненты на основе данных о фактических продажах товара

 

Товар

Объем продаж, штук

Средние

Стандартное

Коэффициент

 

Июль

Август

Сентябрь

Октябрь

Ноябрь

Декабрь

продажи

отклонение

вариации   

 

 

 

 

 

 

 

за месяц

 

 

Товар 1, фактические данные

90

120

120

180

250

200

160,0

55,1

34%

Расчетный сезонный тренд

100

120

150

200

220

180

161,7

42,6

26%

Сезонный коэффициент

0,62

0,74

0,93

1,24

1,36

1,11

1,0

0,3

26%

Товар 1, без учета сезонных колебаний

146

162

129

146

184

180

157,6

19,5

12%


При совмещении определяется девять групп товаров

АХ

AY

AZ

ВХ

BY

BZ

СХ

CY

CZ


Товары групп А и В обеспечивают основной  товарооборот компании. Поэтому необходимо обеспечивать постоянное их наличие. Обще­принятой является практика, когда по товарам  группы А создается избыточный страховой за­пас, а по товарам группы В - достаточный. Использование   XYZ-анализа позволяет точнее настроить систему управления товарными ресурсами и за счет этого снизить суммарный товарный запас.

Товары группы АХ и ВХ отличает высокий товарооборот и стабильность. Необходимо обеспечить постоянное наличие товара, но для этого не нужно создавать избыточный страховой запас. Расход товаров этой группы стаби­лен и хорошо прогнозируется.

Товары группы AY и BY при высоком товарообороте имеют недостаточную стабильность расхода, и, как следствие, для того чтобы обес­печить постоянное наличие, нужно увеличить страховой запас.

Товары группы AZ и BZ при высоком това­рообороте отличаются низкой прогнозируемостью расхода. Попытка обеспечить гарантиро­ванное наличие по всем товарам данной груп­пы только за счет избыточного страхового то­варного запаса приведет к тому, что средний товарный запас компании значительно увели­читься. По товарам данной группы следует пе­ресмотреть систему заказов. Часть товаров нужно перевести на систему заказов с посто­янной суммой (объемом) заказа, по части то­варов необходимо обеспечить более частые поставки, выбрать поставщиков, расположен­ных близко к вашему складу (и снизить тем самым сумму страхового товарного запаса), повысить периодичность контроля, поручить работу с данной группой товаров самому опытному менеджеру компании и т. п.

Товары группы С составляют до 80% ассор­тимента компании. Применение XYZ-анализа позволяет сильно сократить время, которое менеджер тратит на управление и контроль над товарами данной группы

По товарам группы СХ можно использовать систему заказов с постоянной периодичностью и снизить страховой товарный запас.

По товарам группы CY можно перейти на систему с постоянной суммой (объемом) заказа, но при этом формировать страховой запас, исходя из имеющихся у компании финансовых возможностей.

В группу товаров CZ попадают все новые товары, товары спонтанного спроса, поставляемые под заказ и т. п. Часть этих товаров можно безболезненно выводить из ассортимента, а другую часть нужно регулярно конт­ролировать, так как именно из товаров этой группы возникают неликвидные или труднореализуемые товарные запасы, от которых компания несет потери. Выводить из ассортимента необходимо остатки товаров, взятых под заказ или уже не выпускающихся, то есть товаров, обычно относящихся к категории стоков.

Если вы берете на работу нового и неопытного сотрудника, то, поручив ему работу с то­варами группы AZ, вы рискуете понести поте­ри в тот период, когда он нарабатывает необходимый опыт. Если вы поручите ему товары группы СХ, то он, отработав год, научится нажимать три кнопки на компьютере и отсылать заявки поставщику. Если поручить ему товары группы CZ, то он и опыт быстро наберет, и компания от его экспериментов сильно не пострадает, а вам при этом не нужно контролировать каждый его шаг.

 ПРЕИМУЩЕСТВА СОВМЕЩЕННОГО МЕТОДА

 Итак, использование совмещенного АВС  и XYZ - анализов позволит:

·       повысить эффективность системы управления товарными ресурсами;

·       повысить долю высокоприбыльных товаров без нарушения принципов  ассортиментной политики;

·       выявить ключевые товары и причины, влияющие на количество товаров хранящихся на складе;

·       перераспределить усилия персонала в зависимости от квалификации и имеющегося опыта.

И это далеко не полный перечень преимуществ, которые реализуются благодаря ис­пользованию описанного совмещенного метода.

Роман Бодряков

Генеральный директор  ООО «ROMB Consulting»


К списку разделов
Другие статьи из раздела "Склады"
www.rombcons.ru
Поиск по сайтуЯndex