Автоматизация склада с помощью внедрения системы управления складом (WMS)

27 Июня 2010

Управление складом у многих ритейлеров и дистрибьюторов построено на основе ERP-систем (SAP, Oracle и т.д.), некоторые даже работают, используя 1С. Но эти системы нельзя назвать WMS (Warehouse Management System – системами управления складом). Это универсальные системы, охватывающие весьма широкий функционал «по горизонтали», которые, однако, достаточно слабы в «вертикальных» направлениях, в том числе и в вопросах управления складом. Эти системы в лучшем случае позволяют знать, что и в каком количестве хранится на складе. Некоторые из них могут сказать, какой товар во сколько должен прибыть, и какой когда надо отгрузить. Но не более того. Многим компаниям этого хватает, но рано или поздно их потребности перерастают возможности ERP-систем и, когда вопрос автоматизации работы склада становится препятствием для дальнейшего развития бизнеса, обнаруживаются существенные функциональные ограничения неспециализированных решений.

Системы класса WMS были специально созданы для того, чтобы автоматизировать функции оперативного управления складом. Их работа базируется на технологиях автоматической идентификации, адресного хранения и удаленного управления персоналом.

Эти системы формируют в автоматическом режиме задания для проведения операций, управляя складским персоналом и техникой, оставляя за менеджментом только функции наблюдения за ходом технологического процесса и разрешения проблемных ситуаций.

Кроме задач приёма, размещения, инвентаризации, хранения и отгрузки товара, автоматизированная система управления складом оптимизирует все процессы, связанные с этим.

Пример из жизни: Даже при наличии старого оборудования и плохой выкладки товаров, латвийские магазины-дискаунтеры «Т-маркет» имеют один из лучших финансовых результатов среди национальных ритейлеров. Оборот сети «Т-маркет» составляет $9 тыс. в день. Менеджмент сети уверен, что это достигается за счет строго соблюдения дисциплины поставок. График поставок постоянно контролируется с помощью информационных технологий. Если поставка произведена на 30 минут позже назначенного графика, поставщику автоматически начисляется штраф $150, за неправильно выписанную накладную - штраф $200.

Стоит ли начинать проект по автоматизации склада?

Если рассматривать этот вопрос с точки зрения компаний, которые не зарабатывают деньги на перевозках, которые не являются профессиональными 3PL-операторами, то для них склад является постоянной точкой убытков. Любому ритейлеру или дистрибутору проще работать «с колес», сразу продавая то, что купил. Однако хранение запасов зачастую является преимуществом, страховочным рычагом, защищающим не только от рисков поставщиков, но и от колебаний потребительского спроса. Склад, позволяющий сократить риски, в то же время является постоянным источником затрат. И основной задачей, которую решают компании при автоматизации складов – это снижение издержек, связанных с задействованным персоналом, грузооборотом, с неверным формированием заказов, неверным приёмом товара, повреждением товара или его банальными потерями. Здесь точка окупаемости проекта автоматизации склада будет зависеть от специфики деятельности конкретной компании. И размер склада или количество задействованного персонала не могут служить универсальными показателями того, стоит ли начинать проект автоматизации или нет. Но если владельцев компании не устраивает качество работы склада, если он является узким местом для развития всего остального бизнеса, то есть смысл узнать об автоматизации склада подробнее.

С точки же зрения компании, основной бизнес которой как раз и построен на складских или логистических операциях, решение вопроса об автоматизации склада является обязательным, так как это уже является не стратегическим преимуществом перед конкурентами, а стандартом де факто в отрасли.

Как отличить хорошо работающий склад от плохо работающего?

В общем смысле, хороший склад, это тот склад, который на первый взгляд кажется неработающим. Когда всё отлажено настолько, чтобы не допустить суеты и лишних движений. Плохой склад - тот, на котором крутится большое количество сотрудников, занятых непонятно чем, товар комплектуется по два часа и т.д.

Кроме того, проблемы очень хорошо обнаруживаются в моменты пиковых загрузок. Строительный сезон для поставщиков металлопроката или предрождественские дни для продавцов подарков – в эти дни очень хорошо оголяются слабые места склада и внутрискладской логистики. Естественно, в этом случае склад – лишь звено в общей цепи, однако если все остальные подразделения справляются, а на складе задержки, то тормозится и весь остальной бизнес, теряется прибыль. Никакой строитель не будет стоять трёхчасовую очередь, чтобы купить холоднокатаный лист, он просто купит его в другом месте.

Три кита складской автоматизации

Все операции на складе условно можно разделить на три основных задачи: приём, хранение и отгрузка. Всё остальное – переупаковка, сборка комплектов, краска, сушка и прочие задачи носят характер вспомогательных и на общую эффективность оказывают незначительную степень влияния.

Приёмка

Рассмотрим, как приёмка происходит на неавтоматизированном складе. В лучшем случае заранее по факсу приходит накладная, чтобы сотрудники склада имели представление о том, что же может быть сегодня, или завтра, или послезавтра до обеда. Но этот документ в большинстве случаев ничего не означает. Он скорее очерчивает некий объём неких товаров, которые когда-то должны прийти. Через две недели приезжает машина, и экспедитор (или водитель) отдаёт товарно-транспортную накладную, на основе которой начинается приёмка. Возникают проблемы, связанные с тем, что накладная заполнена неверно и лежащий в грузовике товар не соответствует перечисленному в документах, или, еще хуже, тому, что заказывали.

Как это должно происходить на автоматизированном складе? Информация об ожидаемых на склад поступлениях приходит в систему управления складом в электронном виде, через секунду после формирования в головной системе предприятия. Хорошо, когда есть конкретно время, чтобы подготовить людей, которые бы ожидали этот грузовик, и принимали его быстро. Существенный момент в этом – информационное обеспечение приёмки. И наличие WMS в значительной мере снижает требования к компетенции персонала.

Желательно, чтобы сотрудник не знал номенклатуру прибывающих на склад товаров, – тогда у него будет меньше возможностей для сговора. Если он не знает, что и где лежит, а ему обо всём сообщает система, контролирующая его личную ответственность за каждую конкретную единицу товара, и привязывающая к нему каждую конкретную операцию над этой единицей товара, то возможность совершить безвозмездную кражу сводится к нулю.

Следующая задача, покрываемая WMS при приёме – это управление самим приёмом: какой товар когда, и где и как принимать. Система по обеспечению приёма отслеживает, сколько принято товара, какого он качества (повреждённый, неповреждённый, пригодный к потреблению, не пригодный к употреблению и т.д.). И по результатам приёма товар отправляется транзитом клиенту или на конкретное, указанное WMS, место хранения.

В заключение самого приёма автоматически формируется пакет документов для экспедитора или водителя о том, что такой-то товар приняли в таком-то качестве и в таком-то количестве, и после подписания этих документов в головной офис компании сразу же поступает информация о том, что товар прибыл на склад и теперь доступен для использования.

Размещение

Реплика эксперта: «Да, я понимаю, что компьютер сообщает о шести упаковках #B240, но их там нет. Я не знаю, куда они делись, но их там нет…»

«Покупатель звонит и спрашивает, найдется ли у вас четыре упаковки изделия #B240. Компьютер показывает, что на складе имеется шесть упаковок. Покупатель говорит, что прямо сейчас приедет за ними. На склад посылается заявка. Через несколько минут складской работник приходит в офис и говорит ставшую уже привычной фразу: «Да, я понимаю, что компьютер сообщает о шести упаковках #B240, но их там нет. Я не знаю, куда они делись, но их там нет…». Вам приходилось слышать подобное много раз. Вам надоело, и больше вы не выдерживаете. Вы сами принимаетесь за дело. Покупатель приедет через несколько минут. Вы отправляете всех работников склада на поиски пропавших упаковок #B240. Есть два варианта окончания этих поисков. Один из них плохой, второй еще хуже:

  • Вы находите эти упаковки. Вы чувствуете огромное облегчение! Покупатель получит нужный ему товар. Но при этом закрываете глаза на то, что на поиски ушли три человеко-часа. Если считать, что труд оплачивается по ставке 15 долларов за час (консервативная оценка), то на выполнение заказа потребовалось дополнительных 45 долларов.
  • Вы не находите этих упаковок. Они где-то на складе, но вы не можете их найти. Покупатель взбешен или как минимум разочарован. Вы напрасно понесли 45 долларов дополнительных затрат на труд. Вы не только не получили выручки, но и подпортили свою репутацию надежного поставщика. Было удивительно, если бы покупатель не стал искать другого поставщика. Возможно, упаковки не найдутся вплоть до следующей полной физической инвентаризации. Изделие #B240 входит в номенклатуру, и значит, вы обязаны хранить его запас. Вы не только не получили выручки -- вам придется возмещать потерянный товар. А дополнительную покупку придется возмещать из чистой прибыли».

Джон Шрайбфедер, президент компании Effective Inventory Management, info@effectiveinventory.ru

Автоматизация склада начинает себя очень ярко проявлять при размещении товара. Качественный проект автоматизации – это тот проект, на котором площади склада задействованы максимально эффективно. На складах до автоматизации нередко можно встретить такую картину: один и тот же товар лежит в разных секциях. Кто-то берёт из этой пачки, кому-то было лень везти в дальний конец склада и он сгрузил паллету в углу. Кто-то взял не ту пачку, а вернуть на место забыл.

Порядок организации хранения на складе – это один из ключевых моментов автоматизации. Благодаря использованию WMS товар, который требует хранения в холодильнике, будет помещён в холодильную камеру. Товар, который требует особых условий хранения с ограниченным режимом допуска персонала, отправляется в зону ограничения допуска. Быстро оборачиваемый товар будет направлен ближе к зоне разгрузки, а медленно оборачиваемый товар располагается в начале стеллажа. Система сама знает, можно ли размещать стиральный порошок рядом с оливковым маслом, какой товар поднять выше, а какой оставить на нижних уровнях и т.д.

Минимальное участие персонала в размещении товара увеличивает скорость размещения товара, значительно сокращает количество ошибок, связанных с человеческим фактором.

Кроме того, качественное хранение уменьшает на 40% риск возникновения дефекта, значительно упрощает отбор, снижает риски потерь товара, и, в конечном счёте, в 2-3 раза увеличивает потенциал склада.

Отгрузка

Реплика эксперта: «Чтобы зимой не было проблем с поиском нужного металла на открытом складе, они осенью объезжали его с видео камерой и фиксировали, где какой металл лежит…».

«Одна сибирская металлоторговая компания решала проблему складского учёта по-своему. На открытом складе каждую зиму была проблема – как найти нужный металл под толстым слоем снега. И тогда исполнительный директор придумал хитрость – поздней осенью он объезжал весь склад и снимал его на видео-камеру. И когда зимой приезжал клиент, видеокассета проигрывалась на видеомагнитофоне, находился нужный металл, складской работник брал лопату и откапывал нужную ячейку».
Дехканов Данил, руководитель центра ИТ, Российский Союз Поставщиков Металлопродукции.

Многие компании начинают автоматизацию именно с отгрузки. Причина проста: если приёмка и хранение – это процессы, спрятанные от заказчика, то отгрузка – зачастую лицо компании. Хочется делать это максимально быстро, качественно и вовремя.

Отгрузка начинается с отбора, и WMS может отследить, как близко к нужному месту находится конкретный человек, чтобы дать ему, если он свободен, задание на комплектацию заказа, тем самым сокращая время на бессмысленные перемещения. Дальше система сама формирует порядок его действий - на больших складских терминалах это особенно важно, т.к. перемещения могут занимать много времени. Надо не просто послать его в ближайшую стартовую точку работы, а в ту точку, откуда общий его маршрут окажется кратчайшим.

Попутно система оптимизирует хранение и освобождает ячейки. К примеру, если нужно 400 портфелей, то система пошлёт человека сначала к той ячейке, где осталась пачка с 20 портфелями, потом туда, где осталось 80 портфелей, и уже потом туда, где лежит полета с тысячью портфелями. Быстрее было бы конечно послать сразу в последний пункт, но тогда не освободились бы две ячейки с остатками портфелей. Возможен и такой вариант, но это уже совсем другая стратегия. Выбор стратегии зависит от специфики вашего бизнеса и хранимых товаров. Например, если компания работает с продуктами питания, то, конечно, система управления складом обязана учитывать ещё и то, что близкий к истечению срока годности товар должен уходить первым.

Острая проблема при отгрузке – отгрузить не вовремя. Причем «не вовремя» – это не только, если отгрузка прошла позже, но и если раньше, чем требовалось. Потому что если отгрузили раньше, чем требовалось, значит, были несвоевременно использованы ресурсы, или их использовалось больше, чем необходимо. А это, в свою очередь, означает, что другие заказы простаивали или не были собраны, или в них были допущены ошибки, или ещё что-то. Своевременность – это первый показатель.

Второй показатель – качество отбора: сколько было допущено ошибок при отборе, какой объём этих ошибок не был исключён при проверке (контроле) отбора. При подготовке заказа к отгрузке, в ходе которого, в том числе, может выполняться и весовой контроль, и визуальный контроль, и дополнительные контроли качества и количества, возможна специфическая укладка и переупаковка. Это необходимо тогда, когда хранение производилось во внутрискладской таре (к примеру, пластиковые контейнеры) и их надо переупаковать в красивые отгрузочные коробки с логотипами фирмы, на всё это наклеить этикетки или бирки. Львиную долю в процессе подготовки самого заказа к отгрузке занимает отбор.

Правильное решение контроля отобранного заказа – это когда контролёр ставит собранную коробку на весы, сканирует её идентификатор, и система сопоставляет вес, полученный ею от электронных весов, со своим представлением о том, сколько же должна весить эта коробка. В системе ещё в момент приёмки закладывается информация о том, сколько весит сама коробка, сколько весит каждая единица товара, сколько этих единиц должно быть в коробке. И если будет расхождение между практическим и теоретическим весом, то, значит, при отборе была допущена ошибка.

Данное решение позволяет значительно сократить время контроля – очевидно, что взвешивание и сканирование штрих-кода проходят гораздо быстрее, а сверка с распечаткой и ручной пересчёт каждой единицы товара используются только в случае обнаружения возможных расхождений, выявленных при весовом контроле.

Следующее преимущество WMS – это автоматическая комплектация паллет. В первом приближении это банальный учёт таких простых вещей, как укладка лампочек сверху паллеты, а утюгов снизу. А если идти дальше, то у многих торговых сетей (Ашан, Пятёрочка и т.д.) имеются свои требования к тому, как должны быть уложены товары на паллете. И эти конкретные требования конкретного заказчика могут быть один раз введены в систему, и уже все последующие сборки для него будут формироваться по заданным требованиям.

Эти три основополагающих для склада бизнес-процесса – приёмка, размещение и отгрузка – сильно зависят друг от друга. Неправильная приёмка влечёт за собой неверное размещение и хранение, что, в свою очередь, является источником проблем при отборе и отгрузке. Эти процессы можно автоматизировать частично, однако наибольший синергетический эффект принесёт только комплексная автоматизация. И основное преимущество такого подхода состоит в том, чтобы люди принимали как можно меньше самостоятельных решений, как можно меньше влияя на результирующий показатель качества. Ведь лучший показатель качества для клиента выражен в том, что заказанный товар будет подготовлен к его приезду вовремя, в требуемом количестве и хорошем состоянии.

Для владельца же склада лучший показатель качества его работы состоит в максимальной эффективности используемых ресурсов – сотрудников, площадей, погрузочно-разгрузочной техники и т.д. И достичь этих показателей эффективности без хорошей системы управления складом невозможно.

Прозрачность

Руководство компании всегда может проводить мониторинг работы склада, получать информацию о его состоянии, достижениях, статусе приёмки и статистику по сотрудникам. WMS (к примеру, система Manhattan Associates’ Integrated Logistics Solutions) позволяет просматривать эту информацию в режиме реального времени, отслеживать некие ключевые данные (к примеру, сколько в течение последнего часа выполнено операций отбора, сколько в течение последних суток отгружено заказов, сколько людей было задействовано при отборе, при отгрузке заказов и т.д.). Кроме этого, формируется регулярная отчётность: суточная, месячная, квартальная, годовая. Руководитель получает исчерпывающий объём информации как для тактического управления складом, так и для развития, постоянного увеличения его эффективности.

Пример из жизни: Одна из компаний выяснила, что отбор заказов гораздо эффективнее выполняется ночной сменой, которая делает больший объём работы и допускает меньше ошибок. И руководство, увидев и оценив это, приняло решение о том, что впредь заказы будут собираться именно ночью. Такие моменты можно оперативнее и точнее отследить только тогда, когда у вас стоит WMS, склад автоматизирован и копится вся информация по его работе.

Что касается управления кадрами, то система все данные, необходимые для оценки эффективности сотрудников, тем самым помогая руководителям выстроить адекватную систему мотивации. На европейских складах уже давно можно увидеть огромные электронные табло, высвечивающее он-лайн результаты работы складских групп. Благодаря этому у сотрудников возникает ещё и некая конкуренция, соревнование.

Готова ли ваша компания к изменениям?

От этого сильно зависит, стоит ли вам начинать проект по внедрению WMS. У каждого руководителя есть своё видение, как построить склад, что именно должна затронуть его автоматизация, и эти знания, несомненно, важны для управления. Однако надо быть готовым увидеть больше, заглянуть дальше. Российский бизнес ещё не разменял третий десяток, и прежде? чем изобретать велосипед, стоит поинтересоваться, быть может, коллеги по бизнесу уже давно используют автомобиль?
К списку разделов
Другие статьи из раздела "Информационные технологии"
wms.korusconsulting.ru
Поиск по сайтуЯndex